Dropbox最近在台灣好像越來越多人開始用了,大家使用Dropbox主要的原因是使用簡單、功能符合大家的需求。

而其中一項我認為很重要的功能:「共享Share」這尤其在工作上會讓你方便許多!

有了Dropbox的共享功能之後,只要相關人員直接從Dropbox分享的資料夾取得檔案並直接修改,改完了只要存檔,相關有權限的人就可以同步取得最新的檔案,連通知都不用!

心動了嗎?且看我們要如何設定Dropbox裡面的分享功能:

 

兩種分享方式

一、第一種貼連結的方式

Step1-1、如要分享你上傳的檔案要放在Dropbox/Public/資料夾內,傳好後在你要分享的檔案上按右鍵→DropboxCopy Dropbox link


Step1-2、你只要任意可編輯的地方按右鍵,就會把link貼出來傳給朋友下載即可,這是第一種分享方式。

二、分享資料夾

Dropbox只能分享資料夾,不能分享個別的檔案

 Step2-1、在你的「My Dropbox」建立一個要分享的資料夾,舉例我將資料夾名為me,在把檔案丟進去。

Step2-2、在Dropbox/me資料夾上按右鍵〔Dropbox〕→〔Share This Folder...〕(如果是已經分享過的就變成〔Share Options...〕),這樣就會啟動瀏覽器進入你在Dropbox官網的頁面。



 

然後在這個分享的頁面Invite Others下面的框框內輸入你要分享檔案的朋友Email以及給他的訊息(可省略),再按下〔Invite〕就完成邀請的動作了。再Share folder

 

Dropbox就會寄一封信給你的朋友,你的朋友如果沒有Dropbox的帳號那就要請他申請一個。這個申請的名額會算在你的加容量配額裡面。

然後你朋友要點擊Email裡面的連結進入到Dropbox的官網。

再按下〔Accept〕就完成整個共享的步驟,這時候你的朋友的「My Dropbox」也就會多出來一個你分享的資料夾。

現在有被邀請的人都可以存取這個共享資料夾,可以直接從裡面開檔案,改完之後直接存檔,就是這樣方便!

可能你會有疑慮?那萬一檔案被刪掉了呢?不用擔心!Dropbox會幫你保留一個月的檔案異動記錄,只要在一個月內都可以救回來的!

另外要提醒你的是這個分享資料夾所佔的容量,是會佔用每一個帳號的配額,除非你們是同一個 Dropbox for Teams 的成員,不過那是要付費的服務。

 




Step2-4、分享後會跳到Share頁面,右下角會顯示你分享給什麼人。


Step2-5、系統會寄一封mail給你所填入的email,只要把他打開按View "me"(我剛分享的是me資料夾)。如你朋友登入點了以後他會請你註冊,有註冊的要登入系統。


Step2-6、進入後Inbox會看到一封信,選Accept接受分享,接著進入Shear


Step2-8、接著點me資料夾就可以下載檔案了,右下角的Membars是目前有分享給那些人下載。

 

取消分享

如果你先前分享的資料夾已經沒有必要再分享了,那最好就把它取消分享。

Step1、使用第一種貼連結的方式只要把檔案刪除即可。

Step2-1、第二種方式要上Dropbox網站進入,點選〔Sharing〕分頁標籤,再由分享資料夾右邊的〔Options〕開啟分享設定的頁面。

在這個「Shared folder options for」請再點選〔Members〕的分頁,如果你是分享者不想再將這個資料夾分享給某人的話,就把那個人〔Kick out〕踢出去

而且你還可以選擇該使用者是否可以「保留一份這些檔案的複本 should be able to keep a copy of these files.」 ,如果你把勾選拿掉的話,Dropbox就會自動將那一個人硬碟中的檔案刪除!不過如果他事先就把這些檔案備份到其他地方,那這一招就沒用,因為這只會刪除「My Dropbox」裡面的檔案。要記得按下〔Kick out user〕才是完成取消分享的步驟。

如果你是被分享者要退出這個分享資料夾,那請你由〔Leave the shared folder〕退出這個分享。

「I still want to keep my copy of these files.」勾選的話,這些檔案就還會保留在你的硬碟中,不要保留就把打勾拿掉,再按〔Leave shared folder〕退出。

如果你是分享者要將整個分享資料夾撤銷的話,請你在你不要分享的資料夾按右鍵,選擇〔Unshare the folder〕取消分享。

這裡需要注意一下,如果「 I want my collaborators to keep a copy of these files.」就是讓協同人員保留檔案的複本,是選取狀態的話你按Unshare folder則你之前所分享的檔案對方還可以繼續下載,沒勾選的話則對方不可以在下載。
最後按下〔Unshare〕就把整個資料夾的分享都取消了。

如果你或其他有分享權限的人不小心將檔案誤刪了的話,沒關係!請照「Dropbox如何救回誤刪或是舊版的檔案」這一篇的方法就可以救回來了!

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